Curryketchup

Le contexte

L’agence gérait son activité dans quatre outils qui ne se parlaient pas : les tâches dans Asana, les contrats d’hébergement et de maintenance dans Notion, les congés dans un classeur Google Sheets, les tournages dans Google Agenda. Personne n’avait de vue d’ensemble, et chaque fin de mois reposait sur la mémoire de quelqu’un : penser à facturer les renouvellements annuels, vérifier les absences avant l’envoi au secrétariat social, prévenir l’équipe d’un tournage.

L’objectif : un seul outil, pensé pour le fonctionnement réel de l’agence, qui fasse le suivi à la place des gens.

Ce que j’ai fait

J’ai conçu et développé l’application de bout en bout : modèle de données, back-end, interface et automatisations. Je l’ai mise en production sur un VPS pour une équipe de sept personnes.

Une architecture légère et sécurisée. Une application React installable sur téléphone (PWA), une base PostgreSQL exposée via PostgREST, et un service d’authentification écrit sur-mesure. Les droits d’accès vivent dans la base elle-même (Row Level Security) : un freelance ne voit que les projets et tournages auxquels il est affecté, les finances sont réservées à la direction, et aucune erreur d’interface ne peut contourner ces règles. L’ensemble tourne en cinq conteneurs Docker, là où une solution toute faite en aurait demandé une dizaine.

Des modules construits autour du travail de l’équipe :

• clients, projets et tâches, avec modèles de tâches réutilisables, échéances récurrentes et corbeille restaurable pendant 30 jours ;
• tournages et calls, avec détection des conflits d’équipe et de matériel ;
• congés et heures supplémentaires, avec circuit de validation par la direction ;
• contrats d’hébergement et de maintenance, avec suivi des packs d’heures ;
• une base de connaissance interne et un calendrier général de l’équipe.

Des automatisations n8n qui remplacent les rappels humains :

• synchronisation des congés, tournages et calls vers Google Agenda, avec invitation des clients et génération automatique du lien Google Meet ;
• export mensuel des absences au secrétariat social, avec régularisation automatique des absences déclarées après l’envoi ;
• mail du 1er du mois listant ce qu’il faut facturer, arriérés compris ;
• récapitulatif du travail de la semaine envoyé chaque vendredi à la direction.

La méthode

Chaque décision structurante est consignée dans un journal d’architecture : plus de 130 décisions documentées, avec leur contexte, les alternatives écartées et leurs conséquences. Livré par petites tranches, testé en conditions réelles puis ajusté selon les retours de l’équipe, l’outil a évolué chaque semaine sans jamais bloquer le travail en cours.

Résultat

En production depuis septembre 2026. Les congés, les tâches et les contrats récurrents sont passés dans le CRM, et les rappels mensuels partent seuls.